Бизнес-үдерістерді автоматтандыру: неден бастау керек және компания уақытты қайда жоғалтады

Қызметкер дүйсенбі күні демалысқа өтініш жазады. Бөлім басшысы екі күн нысандарда болғандықтан, оған сәрсенбіде ғана қол қояды. Бухгалтерия демалыс туралы жұманың күні ортақ чаттан біледі. Бұйрық бір аптадан кейін дайын болады, ал қызметкер осы уақыт бойы қағазының қай кезеңде тұрғанын сұраумен жүреді. Барлық қатысушының нақты жұмысын қосып шықсаңыз, қырық минуттай болады. Аптаның қалған бөлігі күтумен өтті.

Ішкі үдерістердің дені осылай жүреді: сатып алуды, шотты, шартты келісу, жаңа қызметкерді жұмысқа қабылдау, IT бөліміне өтінім. Тапсырма уақытының көбін орындалып емес, адамдардың арасында жатып өткізеді. Оны ешкім қолына алмайды, қай жерде тұрып қалғанын ешкім көрмейді.

Жұмыс пен күту: уақыт шын мәнінде қайда кетеді

Үнемді өндірісте қарапайым бір жаттығу бар. Бір үдерісті алып, екі уақытты есептейді: ол басынан аяғына дейін қанша созылады және соның ішінде адамдар оған қанша уақыт шынымен жұмыс істеді. Айырмасы әдетте таң қалдырады. Үдеріс бір аптаға созылады, ал ондағы жұмыс бір сағаттық қана.

Күту үш жерде пайда болады:

• Беру. Біреу өз бөлігін бітірді, бірақ әрі қарай кімге беретінін білмейді. Немесе біледі, бірақ ол адам демалыста.
• Кезек. Тапсырма мессенджерге түсіп, жаңа хабарламалардың астында қалып қойды. Адам оны біреу еске салғанда ғана есіне алады.
• Қайтару. Құжаттан қате тауып, оны кері жіберді. Кім түзетуі керек және қай мерзімге дейін, ешкім жазып қоймады.

Бұл мәселелердің ешқайсысы «тезірек жұмыс істеңдер» деген үндеумен шешілмейді. Адамдардың онсыз да қолы бос емес. Оларды түсінікті бағыт шешеді: келесі қадамды кім жасайды, қай мерзімде және қадам жасалмаса не болады.

Үдерісті автоматтандыру уақыты келгенін көрсететін бес белгі

1. Үдеріс айына кемінде бірнеше рет қайталанады және әр жолы бір сызбамен жүреді.
2. Оған екіден көп адам қатысады және олар әр түрлі бөлімнен.
3. «Менің өтінімім қай кезеңде?» деген сұрақ қалағаныңыздан жиі естіледі.
4. Құжаттың соңғы нұсқасын хат алмасудан іздейді.
5. Басшы кешігу туралы мерзім өтіп кеткенде ғана біледі.

Бес белгінің үшеуі сәйкес келсе, үдерісті сипаттап, жүйеге көшірген жөн. Бастағанда біреуін, ең жиі қайталанатын әрі ең мазаны алатынын таңдаңыз.

BPMN қарапайым тілмен

BPMN дегеніміз Business Process Model and Notation, яғни бизнес-үдеріс моделі мен нотациясы. Бұл үдеріс сызбаларын салуға арналған халықаралық стандарт. Күрделі естіледі, бірақ көп жағдайда бес элемент жеткілікті:

• Бастау және аяқталу оқиғасы. Сызбаның шетіндегі шеңберлер. Олар үдерістің неден басталып, немен аяқталатынын көрсетеді.
• Тапсырма. Бір әрекет пен бір орындаушысы бар тіктөртбұрыш: «демалысты келісу», «бұйрық дайындау».
• Таңдау шлюзі. Ішінде айқыш белгісі бар ромб. Үдеріс шартқа байланысты тармақтардың біреуімен жүреді. Мысалы, сома лимиттен асса, директор келіседі, әйтпесе бухгалтер.
• Параллель шлюз. Ішінде қосу белгісі бар ромб. Жұмыс бірден бірнеше тармаққа бөлінеді, мысалы заңгер, қаржыгер және қауіпсіздік қызметі шартты бір күнде қарайды. Содан кейін үдеріс бәрі аяқтағанша күтеді.
• Ағын. Қадамдардың ретін көрсететін нұсқарлар. Кері бағытталған нұсқар пысықтауға қайтаруды білдіреді.

Нотацияның басты артықшылығы сызбаның әдемілігінде емес. BPMN сызбасы бір мағыналы: оны басшы да, орындаушы да, бағдарлама да бірдей оқиды. Сондықтан ол бойынша үдерісті автоматты түрде іске қосуға болады.

Үдерісті бір сағатта қалай сипаттауға болады

Алғашқы үдеріс үшін кеңесшілер мен қалың регламент керек емес. Оған қатысатын адамдар және тақта немесе бір парақ қағаз жеткілікті.

1. Үдерісті нұсқаулықта жазылғандай емес, іс жүзінде қалай жүрсе, солай салыңыз. Әр қатысушыдан жұмысты кімнен алатынын және кімге беретінін сұраңыз.
2. Әр қадамның бір ғана орындаушысы болуы керек. Жауапты бөлім болса, тапсырма бір орнында тұрып қалады. Рөл тағайындаңыз: бөлім басшысы, бухгалтер, заңгер.
3. Шарттарды жазып алыңыз. Біреу «әр түрлі болады» дейтін жердің бәрінде шлюз жасырынып тұруы мүмкін. Жолдың неге байланысты екенін анықтаңыз.
4. Әр қадамға мерзім қойыңыз. Бүкіл үдеріске емес, әр қадамға. Сонда нақты кімнің кідіртіп отырғаны көрінеді.
5. Артығын алып тастаңыз. Кез келген дерлік үдерісте ешкім түсіндіре алмайтын бір келісу табылады. Оны автоматтандыруға дейін-ақ алып тастауға болады.

Автоматтандыруды іске аспай қалдыратын төрт қате

• Ретсіздікті автоматтандыру. Үдерісте тәртіп болмаса, бағдарлама сол бейберекетсіздікті тез әрі ұқыпты қайталайды. Алдымен сызба, содан кейін жүйе.
• Бәрін бірден сипаттау. Бір айда жиырма үдеріс іске аспайды. Әдетке айналған бір үдеріс команданы кез келген презентациядан жақсы сендіреді.
• Иесі жоқ үдеріс. Үдерістің жұмыс істеуіне жауап беретін және өмір өзгергенде сызбаны өзгертетін адамы болуы керек.
• Өлшемеу. Сандар болмаса, үш айдан кейін жағдай жақсарды ма, жоқ па, ешкім айта алмайды.

Іске қосқаннан кейін нені өлшеу керек

Төрт көрсеткіш жеткілікті:

• үдерістің басынан аяғына дейінгі өту уақыты;
• жұмыс ең ұзақ тұрып қалатын қадам;
• пысықтауға қайтару саны, ол тапсырманың қай жерде нашар қойылғанын көрсетеді;
• адамдардың жүктемесі: кімде тапсырмалар жиналып қалады, кім бос.

Соңғы көрсеткіш басшыларды жиі таң қалдырады. Үдеріс сызбаның нашарлығынан емес, барлық келісудің жартысы бір адам арқылы өтетіндіктен баяулайды.

Adeptio TaskManager-де бұл қалай жасалған

Біз, Guidejet TI, Adeptio TaskManager-ді дәл осындай міндеттер үшін әзірлейміз. Төменде онда қазірдің өзінде не істеуге болатынын ретімен айтамыз.

Үдеріс сызбасы тікелей браузерде салынады

Конструкторда жоғарыда айтылғанның бәрі бар: тапсырмалар, таңдау және параллель шлюздер, ішкі үдерістер және сызбадағы түсініктемелер. Тармақтардың шарттары форма өрістері бойынша беріледі: «сома 500 000-нан артық», «шарт түрі жеткізуге тең». Ешбір шарт сәйкес келмесе, үдеріс «әйтпесе» тармағымен жүреді.

Қадамның орындаушысын алты тәсілмен тағайындауға болады: нақты қызметкер, лауазым, үдеріс бастамашысы, бөлім басшысы, бастамашының басшысы немесе келісу тобы. Бір лауазымда бірнеше адам болса, тапсырма ортақ пулға түседі де, оны бірінші болып жұмысқа алған адамға тиеді. Келісу кезекті немесе параллель болады, келісушілердің ретін сүйреп апару арқылы өзгертуге болады.

Қадамға қажетті өрістері бар форманы тіркеуге болады. Толтырылған форма компания логотипімен PDF-ке түсіріледі, оны бірден іс қағаздарына тігуге болады.

Бір үлгі және қанша болса да іске қосу

Үдерісті бір рет сипаттап, үлгі ретінде сақтайды. Әрі қарай оны әр жағдай үшін іске қосады: Ивановтың демалысы, Петрованың демалысы, сату бөліміне ноутбук сатып алу. Іске қосуды тек белгілі бір лауазымдарға рұқсат етуге болады. Әр қызметкер өзі бастаған үдерістерді және олардың қай қадамда тұрғанын көреді.

Әр қадамда мерзім, қайтару және журнал

Мерзім қадамға күнмен қойылады және орындаушы тапсырманы алған сәттен бастап есептеледі. Осылайша үдерісті нақты кім кідіртіп отырғаны көрінеді.

Құжат жарамсыз болса, келісуші «Қабылдамау» батырмасын басып, себебін міндетті түрде жазады. Үдеріс түзетуі тиіс адамға пысықтауға кетеді. Кейде үдеріс тармақты таңдай алмайды, мысалы формада шартқа кіретін өріс толтырылмаған. Ондайда ол жоғалып кетпейді, «Шешім күтуде» мәртебесін алады, ал әкімші оны қолмен бағыттайды. Әр тапсырманың оқиғалар журналы бар: кім, қашан, не істеді.

Тапсырмалар мен жобалар

Компаниядағы жұмыстың бәрі сызбамен жүрмейді. Бір реттік тапсырманы қызметкерге немесе тұтас бөлімге беруге, ішкі тапсырмаларға бөлуге және әріптестерді атап, түсініктемелерде талқылауға болады. Тапсырма басқа бөлімге жіберілсе, оны алдымен сол бөлімнің басшысы мақұлдайды. Үлгермей жатқан орындаушы мессенджерге ақталу жазбайды, мерзімді ұзартуға ресми сұрау жібереді. Әр тапсырманың жіберуге ыңғайлы қысқа сілтемесі бар.

Жобалар үшін өз бағандары бар канбан-тақта және таймлайн қарастырылған. Карточкалар барлық қатысушыда нақты уақытта жаңарады. Жоба тапсырмасында басымдық, тексеру тізімі, белгілер және бірнеше жауапты адам болады. Мерзімі өтіп кеткен тапсырмалар тәулігіне бір рет автоматты түрде сыни басымдық алады, сондықтан оларды ұмытып кету мүмкін емес.

Әрекет талап ететіннің бәрі бір экранда

Басты бет дәл сізді күтіп тұрған тапсырмаларды жинап, мерзімі бойынша бөледі: мерзімі өткен, бүгін, ертең, осы аптада. Тапсырманы жұмысқа алу немесе келісу сол жерден-ақ мүмкін. «Барлық тапсырмалар» бөлімінде үдерістер, жеке тапсырмалар және жоба тапсырмалары бір лентаға жиналған, «Маған тағайындалған», «Келісуде», «Басқаларға тапсырылған» сүзгілері бар.

«Қай жерде тұрып қалды» деген сұраққа жауап беретін есептер

Есепті қызметкер, бөлім, жоба, үдерістер немесе тапсырмалар бойынша құруға болады. Бөлімдерді бір-бірімен салыстыруға болады. Есепте орындалу пайызы, орташа орындалу уақыты және орындалмаған тапсырмалар көрсетіледі. Пішімін өзіңіз таңдайсыз: XLSX, PDF немесе CSV, компанияның логотипі мен фирмалық түстерімен. Үлкен есеп фондық режимде жиналып, поштаға келеді.

Күнтізбе, білім қоры және оқыту

Күнтізбе компанияның кездесулері мен оқиғаларын көрсетеді және Google Calendar-мен екі жақты синхрондалады. Қызметкерлердің туған күндері оған өздігінен түседі.

Білім қорында мақалалар, регламенттер, жиі қойылатын сұрақтарға жауаптар және бөлімдердің құжаттары сақталады. Сол жерде жаңа қызметкерлерге өту балы мен уақыт шегі бар тест құрастыруға немесе сауалнама, оның ішінде анонимді сауалнама өткізуге болады. Тест нәтижелері есептерге түседі.

Ұйымдық құрылым және қолжетімділік

Компанияның құрылымы шынайы құрылымды қайталайды: бөлімдер, бөлімшелер, басшылар, орынбасарлар және жоқ кезде алмастыру. Құқықтар әр рөлге жеке бапталады. Active Directory қолданатын компаниялар корпоративтік есептік жазба арқылы кіруді қоса алады, ал рөлдер AD топтары бойынша тағайындалады.

Жолда жүретін басшылар ұнататын тағы бір мүмкіндік бар, ол дауыстық жазба. Батырманы басып, сөйлейсіз, ал жүйе сөзіңізді орыс, қазақ немесе ағылшын тіліндегі мәтінге өзі айналдырады. Интерфейс телефоннан да жұмыс істейді.

Ертең неден бастау керек

1. Ең көп шағым түсетін бір үдерісті таңдаңыз. Әдетте бұл шоттарды, сатып алуды немесе демалысты келісу.
2. Қатысушыларды бір сағатқа жинап, жоғарыдағы ережелер бойынша үдерісті іс жүзінде қалай жүрсе, солай салыңыз.
3. Сызбаны жүйеге көшіріп, бір бөлімде іске қосыңыз. Бір айдан кейін өту уақытын бұрынғымен салыстырыңыз.

Үдерісіңіз Adeptio TaskManager-де қалай көрінетінін көргіңіз келсе, өнім бетін ашыңыз немесе өтінім қалдырыңыз. Жүйені өз мысалыңызда көрсетеміз.